Googleデータポータルとスプレッドシートを連携

Google社が提供しているデータポータルは、いわゆるビジネスインテリジェンス（BI）ツールの一つとしてよく利用されます。その最大の特徴ですが、様々なデータをグラフにするなど、いわゆる可視化しやすいのです。そこで今回は、同じくグーグルが提供しているスプレッドシートとの連携方法やそのメリットについてご紹介します。

Googleデータポータルやスプレッドシートとは？

早速Google社のデータポータルとスプレッドシートを連携するための手順についてご紹介したいのですが、こうした手順から知りたいという方の場合、データポータルやスプレッドシート自体がよく分からないという方が多いのでは？と思います。そこでまずは、データポータルやスプレッドシートとはそもそも何ぞや？というところからご紹介してみたいと思います。それと同時に、それらを使うとどんなことができるのか？という点についてもご紹介いたします。

Googleデータポータルとは？

Google社が提供しているデータポータルとは、冒頭でご紹介したように企業が持っている膨大なデータを、分析したり加工するなど有効活用するためのツール、つまりはBI（ビジネスインテリジェンス）ツールの一つです。その上クラウド上で利用できるので、パソコンにインストールするようなソフトウェアでもありません。そういう意味では、気軽に利用できるのも特徴というかメリットの一つとして挙げることができます。
それと同時にこれも冒頭でご紹介しましたが、データを分析するのに便利なグラフにするなど可視化しやすいというメリットもあります。またグラフにするなど作成したデータを、PDFにしてダウンロードすることもできるのでプレゼン資料としても活用しやすくなります。それにグラフ機能だけでなくテンプレートも豊富なので、クオリティーの高い資料の作成が可能です。また言い忘れましたが、無料で利用できるというのも見逃せない大きな魅力といえますね。何せ近頃では、有料というのが当たり前の時代ですからね。
その他にもグーグルが提供しているというだけあって、グーグルの様々なツールとの連携がしやすいのです。それこそ今回ご紹介したいスプレッドシートもそうですが、さらにはここではその説明は避けますが、グーグルアナリティクスやグーグル広告・グーグルアドマネージャーなど様々なグーグルツールとの連携が可能です。それに驚くべきことに、グーグル以外の外部企業が提供している様々なツールとも連携しやすくなっています。

Googleスプレッドシートとは？

Googleスプレッドシートとは、分かりやすくいうと、マイクロソフトのエクセルと同じ機能を持ち合わせている表計算ソフトのようなものです。おまけにエクセルとは違って、無料で利用できるというのも大きな特徴といえます。そのため近頃では、このスプレッドシートを表計算ソフト代わりに利用するユーザーも多くなっています。何せ、グーグルのアカウントがあれば、インターネット上ですぐに無料作成が可能ですからね。
その上マイクロソフトのエクセルとの互換性もあるので、エクセルで作った資料をスプレッドシートで読み込むことも可能です。それではエクセルとどう違うのか？という点についても簡単にご紹介します。まず大きな違いといえば、スプレッドシートの場合インターネットに接続する必要があります。一方エクセルは、オフラインで利用できます。ですからスプレッドシートは、クラウド型の表計算ソフトということもできるでしょうね。その代わりスプレッドシートでも、右端メニューにある「オフラインでも使用できるようにする」をオンにすると、そのファイルのみオフラインでも使用できるようになります。
またスプレッドシートで作成したデータは、自動的にグーグルドライブに保存されるようになっています。ですからそのパソコンでなくても、他のパソコンやスマホでも閲覧・編集が気軽にできるというのも大きな特徴といえます。そうしたことからスプレッドシートの場合、エクセルよりもデータを損失するリスクが少ないということもできるでしょうね。もちろんそうなれば、個人で使うよりも企業や組織など大勢でデータを共有しながら利用するのには最適です。ちなみにクラウド上にあるグーグルドライブとよく似た機能として、マイクロソフトにもOneDriveというサービスがあります。

データポータルとスプレッドシートの連携について

データポータルとスプレッドシートの大まかな内容については、ご理解いただけたのではと思います。しかもデータポータルは、様々なツールとも連携が可能です。そこで今回は、スプレッドシートとの連携についてご紹介します。スプレッドシートと連携すれば、これまでスプレッドシート単体で利用していたデータをグラフにもできるのでより分かりやすくなります。

データポータルとスプレッドシートの連携手順

まずは検索サイトに「データポータル」と入力すると、「データポータル」のアクセス先が表示されます。その後「データポータル」にアクセスします。そして左側のメニューから「+作成」をクリックすると、レポートやデータソース・エクスプローラが表示されます。その後データソースを選択すると、グーグルアナリティクスやグーグル広告・グーグルスプレッドシート等の画面が表示されます。要は、こうした様々なツールとの連携が可能であるということですね。
今回はスプレッドシートとの連携なので、スプレッドシートをクリックします。さらに対象のシートを選択して、右上にある青い「接続」ボタンをクリックします。無事に接続が完了すると、「データ認証情報画面」が表示されます。基本的は、デフォルトの「オーナーの認証情報」のままで構いません。すると右上に青い「レポートを作成」というボタンが表示されます。

グラフを作成する手順

その青い「レポートを作成」というボタンをクリックすると、「グラフを追加」というボタン付きのメニュー画面になります。その「グラフを追加」をクリックすると、折れ線グラフや棒グラフ・円グラフなどが選べるようになります。最後に希望するグラフが表示されますので、グラフの集計を行えば完了です。ただし「グラフを追加」というボタンをクリックする前に、レポートの名称などを予め決めておく必要があります。何せそうしないと、でき上がったグラフが何のグラフなのかが分かりませんからね。
ちなみにデフォルトでは、一番上の段には「無題のレポート」という表示になっています。この「無題のレポート」を希望するレポート名に変える必要があります。さらにテーマやレイアウトの選定方法も、右側のメニュー画面から希望するテーマやレイアウトに変更することができます。最後に上段のメニュー画面の中にある「グラフを追加」をクリックすれば、折れ線グラフや棒グラフ・円グラフなどを選択することができます。

レポートの共有方法

できあがったレポートはクラウド上に保存されるため、上司やチームと共有できるようになります。その代わりこの共有設定をキチンとしておかないと、編集できるのが自分だけで、上司やチームの他のメンバーが編集できないという事態にも成り兼ねません。この設定で、自分以外は閲覧のみなのか、編集も可能なのかの設定が可能になります。とりわけこの共有設定は、初心者は見落としやすいので注意が必要です。そこで閲覧のみなのか編集も可能なのかといった設定方法ですが、右上にある「共有」というボタンをクリックして行います。

まとめ

データポータルとスプレッドシートを連携する方法についてご紹介しました。とりわけスプレッドシートのデータをデータポータルに連携することで、データをグラフ化して分かりやすくすることが可能です。ただしデータを取り込めるからといって、手当たり次第データを取り込んでしまうと動作が鈍くなってしまいます。またそれ以上にどのデータを誰に伝えたいのかが逆に分かりにくくもなります。そうした点にも注意が必要ですね。